不知道各位设计师老铁有没有碰到这些情况：
同事要你把之前负责的某个文件立刻发给他，但是你总是要花费大量的时间翻找，
一到文件取用的环节就各种心塞，感觉一天的时间都浪费在找东西上面了，
糟心得看着一堆文件，想花时间整理但毫无头绪！
如果有了以上这些症状，那么：
你该花时间去整理文件了！
为什么我们要整理？
大脑偏好有序，相比那些混乱无序的事物，规整和有序的事物更容易让大脑产生「掌控感」，也更便于我们的高效管理和取用。
所以如果我们所处的场景毫无秩序、不做整理，一来会产生失控感，影响你美美的心情；二来就需要在「寻找」这种无意义的场景中浪费大量时间。
有人说过，人的一生要有三分之一的时间浪费在寻寻觅觅上。电脑文件也是如此。
所以，整理的目的，并非是为了形式上的好看，而是让我们从「寻找」的漩涡中解放出来，将节省出来的时间留出来去自我成（xiao）长(sa)！
在讲文件整理方法前，先来看下我们最常见的三类问题：
1.文件分类没有逻辑
分类毫无逻辑，各种文件堆叠乱放。这就导致每次查找取用都要历经一番重重劫难。
2.命名方式放荡不羁
一个文件夹内，你可以看到各种字母、数字、中文、语法的随意搭配，甚至夹杂着“asdada”“qweq”“ahdj111111”这些不配拥有姓名的文件夹，此番场景宛如群英荟萃。
这就导致我每次都得像拆盲盒一样，一个一个得打开，才知道我要的在不在里面，这种期待和失落得循环真是让人欲罢不能
。
3.文件没有归纳整合
不用任何的文件夹去编组归类，每次看到这民族大熔炉的热闹景象都心塞得不行。
那么问题来了——
我们该如何整理文件？
我目前的方法是按以下四步走，按我所说的这个方法整理，你可以省下一大笔的时间！！
step1.结构化分类
什么是结构化？简单来说就是由一个父级出发，再不断分散出子级，而每个子级又可各自作为父级持续分散出又一轮的子级。（详情可参考「金字塔原理」）
结构化的意义在于，满足大脑对秩序的偏好，以减轻大脑的认知负荷，从而拥有了更多机会从浪费生命的漩涡中解脱。
那么具体该如何实施呢？这里强烈建议先使用思维导图工具（比如X mind），先穷举出大类，之后放置在每个类别下的文件都必须同属一个逻辑。
注意，尽量遵循MECE的“不遗漏、不重叠”原则，比如下面的例子中，人和动物产生重叠，植物分类有所遗漏，所以不符合MECE。
这里再举个更贴近设计师的
我们设计师在做的需求，可以统一划分到【产品需求】这个一级类目里。而它又可以根据发起对象的不同，细分为【业务支撑】和【设计自驱】。
前者类目下统一放置业务侧发起的迭代需求，后者类目下统一放置设计侧发起的需求。
而我们日常所积累的资源可以统一划分到【设计资源】这个一级类目。它可以涵盖软件安装包，插件，字体，样机，组件库规范等一系列设计相关的资源。这样的文件便有了清晰的结构化体系，非常便于日后的取用和管理！
step2.优雅得命名
仅仅结构化并不够，不作优先级的处理，脑子压根不知道应该先看哪个。而优先级处理最快捷有效的方式就是，通过前缀命名让它们有序化。
有序化的意义，在于通过简化运算，降低不确定性来让脑子更快得处理信息。
前缀的意义，则跟尼尔森老前辈研究的视觉动线相关：由左至右的眼动路径决定了我们浏览时最先注意到的往往是最左侧的东西。所以前缀让我们花最少的时间识别和决策。
有序的前缀可以分为两类：
1.时间轴
时间轴前缀适用于那些具备时效性的文件。
啥叫时效性？
时效性就是信息仅在某个时间段内对决策具有价值的属性。
最典型的就是各种热点新闻，比如你在今早刚吃完豪华早餐，刷新闻突然刷到一个【王思聪土味情话惨遭拒绝】，要么是你穿越了，要么小编不想干了。
回归到设计师，18年用研报告的参考价值肯定不如今年的，已全量上线版本的价值肯定不如未上线或者还在灰度的，所以用研报告和版本迭代都具备了时效性，因为它们都存在一个时间维度上的价值衰减。
所以，用研报告和版本需求的命名中，就需要加入时间类的前缀，目的就是让我们迅速得知这些文件的时效，从而迅速决策。
最后再考考各位老铁，和甲方周旋的所产出的一系列“改改改”的稿子，具备时效性吗？
答案是，不具备~因为甲方的特殊属性，你随时都有可能用到前几稿甚至是初稿
2.序号
序号是最简单、也最通用的一类有序前缀的方式。只要我们的文件夹没有时效性这个属性，都可以使用序号进行排序。
比如一级大类本身无时效性属性，可以根据优先级进行序号排序。同样的还有设计资源、规章制度等类别。
3.控制字符数
前缀说完，还得说说这字符数。
大脑喜欢精简，所以我们的命名尽量言简意赅，一瞄就get到意思。能4个字解决的就别用5个字，能5个字解决的就别用6个。
当然，如果你跟我一样有强迫症，每个文件夹的命名都力求整齐划一那就更好了哈哈哈。
step3.加点儿颜色
从吸引注意力的角度上看，颜色对人眼构成的吸引力仅次于动画。
所以我们可以为一些重要的，或者经常使用的文件加入颜色！
我自己的习惯是用红色做第一的优先级标识，指代最重要的文件，比如每天都要做的产品需求。而一些经常会参考和浏览的资料则会标上绿色，比如用研资料、设计资源。当然什么颜色各位根据自己的习惯来~
step4.临时中转站
仅仅完成前三步其实还不够。因为还涉及到专注的问题。当我们在沉浸于工作中时，经常会接收到尚不属于已有类目的文件。这时候如果将精力转移到文件分类整理上，中断心流不说，还容易打乱原有的时间规划，降低工作效率。
最实用的办法，就是提前新建一个临时中转站。遇到新的文件直接给它甩进去。在当前任务完成后，可以另外安排个时间慢慢分类。
要注意的是，中转站要定时做清理（比如我通常是每周五下班之前），别让它成为你又一次不做整理的借口。
对了，文件视图使用分栏视图，查找体验更佳哦~
最后
文件整理会是个相当漫长的过程，当时我忙里偷闲得搞了近一周，所有的文件整理加起来大概花了半天时间。。
但是，毫不夸张得说，它真的是“一次整理，终生轻松”！！
我在整理完毕后，不仅个人的工作效率、掌控感得到超大提升，也再也没有出现过因为混乱的文件而导致的浮躁不安的负面情绪。最重要的是，因为骨架已经提前搭建好，后面的文件整理只需要按照骨架添加即可，非常非常省事。
相信我，只要完成这一步，你每天将会节省出一大笔的时间和精力，将它们投资到你喜欢的事情上面，难道不香吗？！
可能很多小伙伴在结构化分类上没有头绪，我结合自己的工作情况整理了一套全面的结构化分类模板，xmind格式和pdf格式都有。有需要的小伙伴自取～
获取方式：
点个「在看」，公众号后台回复「文件整理」即可领取～
注意，模板仅仅作为参考，老铁们按照自己的情况来哦~
我是Andrew，下期见。
《我做设计这么久，居然没听过这个模型？！》
《吃透这个概念后，我多年的疑惑终于没了！→》
《手把手教你推导一套色彩体系！干货！》
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